Dez horas de reuniões deram lugar a três. É um dos exemplos que Alice Simões, diretora do Agrupamento de Escolas de Miraflores, apresenta para mostrar como a reorganização do trabalho está a libertar o tempo dos professores. Atas elaboradas de forma mais rápida, convocatórias planeadas antecipadamente e tarefas automatizadas fazem parte de um projeto com o Instituto Kaizen, apoiado pela Fundação Belmiro de Azevedo.

Na estreia de À Prova, uma nova rubrica dedicada a casos de estudo e práticas no terreno, conhecemos esta experiência através da diretora do agrupamento e de João Alves da Costa, do Instituto Kaizen, que acompanha a implementação.

Após um primeiro ano de diagnóstico e preparação, as mudanças começam a chegar ao quotidiano da escola. "Nós precisamos de tempo para pensar", afirma Alice Simões. Ao simplificar o trabalho burocrático, o agrupamento procura criar esse espaço para os professores refletirem sobre as práticas de ensino, trabalharem em conjunto e acompanharem os alunos.

À Prova | Projeto Kaizen em Miraflores

Mudar para melhor, todos os dias

Kaizen é uma palavra japonesa que combina kai, mudança, e zen, bom, traduzindo a ideia de "mudar para melhor". Desenvolvida no Japão do pós-guerra, com particular ligação ao Sistema de Produção Toyota, esta filosofia de melhoria contínua foi divulgada internacionalmente por Masaaki Imai na década de 1980 e tem sido aplicada em diferentes setores.

Na educação, esta abordagem procura distinguir o que acrescenta valor à aprendizagem do que é desperdício. Para João Alves da Costa, o valor está no tempo em que o professor ensina e o aluno aprende, mas também naquele em que o aluno reflete e assimila conhecimentos por si próprio. "Nós vamos à escola tentar criar as condições para maximizar este tempo", explica. O trabalho do Instituto começa pelo diagnóstico dos processos, partindo do conhecimento de quem está diariamente na escola. Quando propõe novas rotinas a docentes já sobrecarregados, João Alves da Costa encontra uma resposta imediata: "nós já não temos tempo!". A falta de disponibilidade junta-se à desmotivação que encontra frequentemente nas escolas. Sobre os professores, observa: "Parece que já não acreditam que é possível mudar".

Por isso, as primeiras etapas da intervenção identificam e simplificam os processos que mais tempo consomem. Mostrar os benefícios das primeiras alterações ajuda a recuperar a confiança dos docentes e a envolvê-los na construção das soluções. "Nós mostramos às pessoas que é possível mudar", diz o especialista. Sempre reconhecendo o saber de quem está no terreno: "eles é que têm as ideias, é que estão no terreno todos os dias. Ninguém sabe melhor do que eles".

É desse conhecimento que parte o trabalho com as equipas. O Instituto ajuda os profissionais a identificar dificuldades e a construir soluções, respeitando o conhecimento pedagógico dos docentes. "Eu não vou dizer ao professor como é que ele vai ensinar a tabuada", esclarece. O papel da equipa é criar processos que permitam ao professor perceber se o método está a funcionar e simplificar as tarefas à sua volta. Para isso, acrescenta: "temos de ir à escola, ao terreno, à sala de aula, mudar de baixo para cima".

A ambição é que essa capacidade de melhorar permaneça para além do acompanhamento do Instituto. "A nossa ideia é deixar [na escola] uma cultura de melhoria contínua tal que os professores, os assistentes operacionais, os próprios alunos, os encarregados de educação e a direção sejam capazes de olhar para um problema, para qualquer desafio, e ter uma forma estruturada de o resolver". Para João Alves da Costa, é essa autonomia que determina o sucesso da intervenção: "se não capacitamos a comunidade educativa para conseguir enfrentar os problemas de forma autónoma, estamos a falhar".

João Alves da Costa - Kaizen Education

O ponto de partida

Em Miraflores, o ponto de partida foi um problema concreto. Ao analisar vários anos de dados, a diretora do Agrupamento, Alice Simões, identificou uma descida dos resultados escolares e percebeu que havia pouca colaboração entre professores. Para si, tornou-se claro que melhorar este cenário e repensar as práticas de ensino exigia libertar tempo, reduzindo a burocracia. Quando recebeu um contacto do Instituto Kaizen Education, decidiu explorar a metodologia, que já conhecia.

Seguiu-se uma visita para identificar os processos mais demorados e perceber como simplificá-los. Com o apoio da Fundação Belmiro de Azevedo, o projeto avançou.

O trabalho começou pela direção. Foram constituídas equipas internas para analisar diferentes processos, desde os modelos de atas ao planeamento das atividades que se repetem ao longo do ano.

Simplificar tarefas que se repetem

Nas reuniões de preparação do ano letivo, um professor com dez turmas do mesmo ano podia participar em dez reuniões de uma hora, ouvindo repetidamente informações gerais sobre o projeto e as atividades da escola. O agrupamento passou a reunir os professores de sétimo ano numa única sessão, apresentando a informação comum uma só vez e mantendo espaço para discutir assuntos relacionados com os alunos. No exemplo descrito pela diretora, dez horas deram lugar a três. A mudança foi muito bem recebida pelos professores, que pediram que o modelo tivesse continuidade.

A elaboração das atas também consumia muito tempo, com diferentes modelos em uso. "Cada departamento tem um tipo de ata", explica a diretora. Uma equipa analisou o que podia ser normalizado, respeitando as necessidades de cada reunião. Como descreve Alice Simões, o preenchimento tornou-se mais rápido e deixou de ocupar tanta atenção dos docentes durante as reuniões, permitindo aos docentes ter mais tempo para os alunos.

No agendamento das reuniões, o trabalho de definir datas, enviar convocatórias e comunicar os pontos a discutir repetia-se ao longo do ano e exigia muito tempo. Ao identificar as atividades recorrentes, o agrupamento passou a antecipar esse trabalho: os professores receberam, logo no início do ano, as convocatórias do primeiro semestre, com as datas e os pontos já conhecidos, podendo organizar-se com antecedência. Os assuntos adicionais são comunicados quando necessário.

Na constituição das turmas, o tratamento das grelhas de informação era feito manualmente e demorava horas. Esse trabalho passou a ser automatizado. "Agora, colocamos as grelhas de Excel no programa e carregamos num botão", descreve a diretora. A equipa escolar continua a rever a proposta, até porque há situações que exigem conhecimento sobre os alunos. No entanto, tarefas que antes demoravam horas passaram, segundo Alice Simões, a ser executadas em dois ou três minutos.

Alice Simões - Diretora AE Miraflores

Organizar a informação para a tornar útil

A simplificação dos processos procura também resolver um problema que a diretora identifica: a escola dispõe de muitos dados, mas estes encontram-se dispersos e nem sempre são fáceis de utilizar. Tornar essa informação acessível e útil para o trabalho das equipas é outra das frentes da reorganização em curso.

Uma das soluções em preparação passa por apresentar aos professores a informação do Inovar através do Power BI, facilitando a leitura dos dados e a identificação de situações que precisam de atenção. O objetivo é apoiar a reflexão sobre os alunos e as estratégias de ensino. Esta lógica vai ao encontro do que defende João Alves da Costa: acompanhar continuamente a aprendizagem permite identificar dificuldades e responder mais cedo, sem esperar pelos resultados dos testes.

Em paralelo, o agrupamento está a reorganizar os documentos em SharePoint, centralizando os ficheiros e disponibilizando-os através de ligações. O novo site deverá ir buscar os documentos a essa localização, permitindo que uma alteração fique disponível nos diferentes pontos de acesso, sem ser necessário atualizar várias cópias.

As aprendizagens e o próximo passo

Para João Alves da Costa, o compromisso da direção é uma condição essencial para a intervenção. Em Miraflores, destaca a disponibilidade da diretora para começar por rever os próprios processos, dando o exemplo à organização.

Esse exemplo precisa de se traduzir em benefícios que os professores reconheçam no seu trabalho. De acordo com Alice Simões, mostrar como as mudanças melhoram as condições de trabalho é fundamental para envolver os docentes e dar continuidade ao processo. Como resume João Alves da Costa, "o Kaizen é sobre mudar hábitos […] e tem de ser um bocadinho todos os dias". A continuidade desse esforço é o que permite transformar as melhorias introduzidas em práticas do quotidiano da escola.

No segundo ano do projeto, a prioridade é consolidar a reorganização do trabalho da direção e dos professores, antes de avançar para os processos da secretaria.

No Agrupamento de Escolas de Miraflores, nem todas estas alterações estão concluídas e a implementação continua a exigir ajustes. A equipa do Instituto Kaizen acompanha semanalmente a implementação, num processo que Alice Simões descreve como tendo ainda as suas "dores de crescimento".

Há procedimentos que a escola tem de cumprir. Simplificá-los e eliminar repetições permite dedicar mais atenção aos alunos, às suas dificuldades e ao desenvolvimento do seu potencial. "Nós precisamos de tempo para pensar", reforça a diretora do Agrupamento. É aí que o tempo recuperado ganha valor: nesta possibilidade de refletir sobre o ensino e encontrar melhores respostas para cada aluno.